บทความเรื่อง จิ๋วแต่แจ๋ว ทีมสำราญ งานสำเร็จ ตอนที่ 1 ได้นำเสนอความมีประสิทธิภาพของทีมงานเล็กๆ ที่มีมากกว่าทีมงานขนาดใหญ่ ดังปรากฏในทฤษฎี “พิซซ่าสองชิ้น” (two-pizza rule) ของเจฟ เบซอส  ผู้ก่อตั้งอเมซอน ซึ่งได้นำเสนอวิธีการที่องค์กรขนาดใหญ่สามารถนำแนวคิดดังกล่าวไปปรับใช้ได้โดยการแบ่งความสามารถทางธุรกิจลงไปเป็นหน่วยองค์กรที่ต้องโฟกัสในแต่ละหน่วยและมอบหมายงานอย่างชัดเจน แล้วจึงทำการติดตามงานต่อไป สำหรับบทความในตอนนี้จะกล่าวถึงข้อแนะนำบางประการที่จะช่วยให้ทีมงานในองค์กรขนาดใหญ่สามารถนำไปใช้เสริม เพื่อให้ “ทีมสำราญ งานสำเร็จ” ได้ดังต่อไปนี้

รับเอาการตัดสินใจหนึ่งขั้นไปใช้
ทีมขนาดใหญ่มีความจำเป็นที่จะต้องก้าวไปข้างหน้าหลายๆ ก้าวเพื่อตัดสินใจเกี่ยวกับงาน การเชื่อมโยงปฏิทินงานบ่อยครั้งต้องใช้เวลาและเมื่อใดก็ตามที่เราทำให้ทุกคนเข้ามารวมกันแล้ว ผู้ฟังก็ต้องการที่จะให้เกิดความเร็ว ไม่ล่าช้าในการทำงานร่วมกัน ผู้เข้าร่วมประชุมบางคนอ่านจะไม่ได้อ่านเอกสารมาล่วงหน้า และคนอื่นๆ อาจจะเป็นตัวแทนที่ถูกส่งมาประชุมเพื่อตัดสินใจและไม่สามารถทำได้ทันทีแต่จะต้องปรึกษาหัวหน้าเสียก่อน เราต่างได้เข้าร่วมการประชุมมาหลายแบบแล้ว และผลของการประชุมเพื่อการตัดสินใจมักจะไม่สามารถทำได้ง่ายนัก และนำไปสู่การเพิ่มงานในภายหลัง  แต่ทีมเล็กๆ สามารถตัดประเด็นเหล่านั้นออกได้ง่าย คนจำนวนน้อยจำเป็นต้องมีการนำเสนอเพื่อตัดสินใจและคนที่นำเสนองานมักจะเข้ามามีส่วนร่วมในรายละเอียดของปัญหา ดังนั้น จึงไม่จำเป็นต้องจัดการประชุมเพื่อสรุปอีกครั้ง

เมื่อมีการเข้าร่วมทีมในครั้งแรก ควรมีการใช้เวลาเพื่อกำหนดประเภทของการตัดสินใจของสมาชิกในทีมว่าสิ่งไหนที่สมาชิกสามารถตัดสินใจได้เอง และสิ่งไหนจำเป็นต้องอาศัยสมาชิกในกลุ่มมาช่วยตัดสินใจ ดังนั้น จำเป็นจะต้องทำในจุดนี้ให้ชัดเสียก่อนเพื่อให้ทีมสามารถระบุแนวทางที่ชัดเจนซึ่งจะทำให้ทีมสามารถรับผิดชอบงานได้อย่างเหมาะสมและมีความเป็นเจ้าของร่วมกัน

ไม่มีอะไรจะทรงพลังในทีมมากไปกว่า “ความเชื่อถือ” ความเชื่อถือเป็นตัวเร่งให้เกิดความก้าวหน้า ปรับปรุงคุณภาพ และลดความเสี่ยงในการปฏิบัติงาน ทำให้ประสบความสำเร็จได้ดี อย่างไรก็ตาม ความเชื่อถือไม่ได้เกิดขึ้นง่ายๆ และบ่อยครั้งจำเป็นต้องสร้างขึ้นมาอย่างตั้งใจ ทีมที่เล็กกว่าจะยอมให้ผู้จัดการใช้เวลากับทีมมากขึ้นซึ่งขึ้นอยู่กับแต่ละคนที่เริ่มจะรู้จักจุดแข็งและจุดอ่อนของตนเอง รวมถึงเป้าหมายด้านอาชีพ  พวกเขาสามารถทำโครงสร้างงานในรูปแบบที่เสริมความแข็งแกร่งตามธรรมชาติของทีม ซึ่งทำให้สมาชิกในทีมแสดงออกถึงความสามารถและแสดงออกถึงการสร้างความเชื่อถือได้  สมาชิกในทีมยังสร้างความเชื่อถือผ่านปฏิสัมพันธ์ได้ทันทีเมื่อพวกเขาทำงานและแก้ปัญหาด้วยกัน ทีมที่ประสบความสำเร็จไม่ได้เกิดจากงานอย่างเดียว แต่บางครั้ง ความเชื่อถือบางครั้งก็เกิดจากการได้ไปโยนโบว์ลิง หรือเล่นบาสเก็ตบอลหรือไปรับประทานอาหารด้วยกัน

เมื่อแบ่งปันข้อมูล ควรทำให้เป็นทางการน้อยลง
การนำเสนอเป็นเครื่องมือที่ดีในการสื่อสารแนวคิดที่ซับซ้อน การนำเสนอเป็นเวลาที่ดีสำหรับทีมในการร่วมหัวจมท้ายไปด้วยกัน ในการก้าวไปเป็นทีมที่เล็กกว่า และโฟกัสมากกว่า เราสามารถลดคนโดยไม่จำเป็นต้องกำจัดความจำเป็นสำหรับการสื่อสารแบบมีโครงสร้างตามแบบแผน

ทีมเล็กๆ ที่มีการโฟกัสสามารถแทนที่การนำเสนออย่างเป็นทางการได้ง่ายขึ้นกว่าเดิมซึ่งจำเป็นต้องใช้เวลาคิดร่วมกันในการขบคิดปัญหา เช่น ใช้เวลาไปกับการเขียนกระดานเพื่อแก้ไขปัญหาร่วมกันและสร้างไดอะแกรมออกมา   ปัจจุบัน ทีมควรจะทำงานร่วมกันแบบง่ายๆ และใช้ระดมสมองออนไลน์แทนการประชุมแบบเดิม ผลที่ได้คือจะทำให้แก้ไขปัญหาได้เร็วขึ้นและมีการเชื่อมโยงทีมเข้าด้วยกันได้ดีขึ้น

เพิ่มการมองเห็นและความรับผิดชอบ

การทำงานเป็นทีมใหญ่ คนในทีมอาจหลบอยู่ในทีมโดยไม่แสดงความคิดเห็นหรือมีส่วนร่วมในการทำงานได้โดยไม่มีใครสังเกต แตกต่างจากการทำงานเป็นทีมเล็กๆ หากคนในทีมไม่เข้าไปมีส่วนร่วม ก็จะเป็นที่สังเกตเห็นได้ทันที และหากไม่เข้าไปมีส่วนร่วมในทีม ก็จะถูกกำจัดออกจากทีมได้ง่ายกว่าเพราะเห็นได้ชัดว่าไม่ได้สร้างคุณค่าเพิ่มให้กับทีม

จำกัดการประชุมให้มีเท่าที่จำเป็น
การประชุมทีมสามารถทำได้เท่าที่จำเป็นผ่านช่องทางหรือสื่อต่างๆ ทั้งแบบดิจิตอลและแบบเผชิญหน้า  ทีมขนาดใหญ่ไม่ได้มีปฏิสัมพันธ์ต่อกันเท่าใดนัก ดังนั้น จึงจำเป็นต้องติดตามข่าวสารข้อมูลตามวัตถุประสงค์ของทีมซึ่งต้องมีการแบ่งปันกันอย่างมีประสิทธิผล แต่การประชุมทางไกลมักจะไม่ค่อยมีประสิทธิผลในแง่ของการเชื่อมโยงวัตถุประสงค์ของทีมเข้าด้วยกัน

โฟกัสการติดตามความก้าวหน้าของโครงการให้น้อยลง
ผู้จัดการโครงการมีไว้เพื่อติดตามโครงการซึ่งต้องทำรายการปฏิบัติงานและติดตามความก้าวหน้าให้เป็นไปตามแผนงาน ผู้จัดการที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล สามารถปฏิบัติงานราวกับเป็นน้ำมันหล่อลื่นเครื่องจักรซึ่งเป็นทีมงานโครงการขนาดใหญ่ ที่จะช่วยลดแรงเสียดทานเมื่อถูกเร่งการส่งมอบ อย่างไรก็ตาม ผู้จัดการโครงการที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลน้อยกว่ามักใช้เวลาไปหลายวันกับการรบกวนทีมงานในการติดตามสถานะการทำงานและสร้างการมอบหมายงานโดยการให้รวบรวมผลงานที่พวกเขามอบหมายให้ทีม

เมื่อมีการนำเครื่องมืออย่าง Slack และ Jira  ไปใช้กันอย่างแพร่หลาย  คนที่มีบทบาทในการเป็นผู้ติดตามความก้าวหน้าจึงไม่จำเป็นอีกต่อไป เพราะแพล็ตฟอร์มจะทำการติดตามงานอย่างอัตโนมัติ แม้แต่ทีมขนาดเล็กก็เช่นกัน ทีมขนาดเล็กมีการสื่อสารด้วยความถี่ที่ทุกคนต่างรู้ว่างานอะไรที่อยู่เบื้องหลังและงานอะไรที่จำเป็นต้องทำให้ทันตามแผนงาน

ทำงานง่ายขึ้นกับทีมอื่น
ขณะที่เราแบ่งโครงงานออกเป็นชิ้นย่อยๆ ที่ทีมงานสามารถจัดการกับมันได้ ปฏิสัมพันธ์ระหว่างทีมจะขึ้นอยู่กับแต่ละคนซึ่งมีความสำคัญยิ่ง บางครั้งก็มีแรงเสียดทานระหว่างทีมที่พลาดการทำตามแผนงาน

ในการทำงานกับทีม การสัญญาระหว่างทีมมีความสำคัญมาก จำเป็นต้องมีการร่างการมอบหมายงานส่วนบุคคลไว้อย่างชัดเจน และระบุว่าทีมจะต้องมีปฏิสัมพันธ์อย่างไร รวมทั้งระบุสิ่งที่ทีมต้องพึ่งพาซึ่งกันและกันเพื่อจัดเตรียมงานและระยะเวลาที่ต้องทำ การเน้นอย่างชัดเจนในเรื่องของการบริหารจัดการที่ต้องพึ่งพาอาศัยกันอย่างแม่นยำจะเพิ่มความโปร่งใสและยังทำให้มั่นใจว่าแต่ละทีมสามารถโฟกัสไปที่การทำให้เป้าหมายบางอย่างประสบความสำเร็จตามที่ได้รับมอบหมายไว้นั่นเอง

ที่มา: https://sloanreview.mit.edu/article/get-things-done-with-smaller-teams/

Related posts

• พลิกวิกฤตการเปลี่ยนแปลงภูมิอากาศมาเป็นโอกาสทางธุรกิจ
• ผู้นำที่สร้างแรงบันดาลใจ
• การสร้างองค์กรให้เป็น SFO: ตอนที่ 3 การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้เสีย
• คิดใหม่ ทำใหม่ สร้างผู้นำ
• FDA สหรัฐ เตรียมใช้ ISO 13485 แทนกฎระเบียบเครื่องมือแพทย์

Tags: Management Strategy, Strategic Management